Le défi
La société informatique Optios propose une solution tout-en-un pour les coiffeurs et salons de beauté. Grâce à leur logiciel, les coiffeurs et esthéticiens du BENELUX peuvent travailler plus efficacement.
L'enregistrement des kilomètres, en particulier, a représenté un défi pour Optios. “Notre équipe commerciale, en pleine expansion, est constamment sur la route pour entrer en contact avec de nouveaux clients.”, explique Gilles Cornelis, co-fondateur d'Optios. “Très vite, nous avons eu besoin d'un bon système de suivi et de traçabilité pour tout suivre.”
“Selon notre politique, les employés ne sont pas autorisés à faire plus de 1 000 kilomètres privés avec la voiture de société chaque mois.”, explique Gilles. “Mesurer cela manuellement pour chaque employé est pratiquement impossible, nous avons donc dû trouver une alternative.”
L'arrivée tardive chez les clients et les réunions longues et fastidieuses étaient également des défis qu'Optios voulait résoudre.
Enfin, Optios souhaitait également prévenir les vols éventuels. “Il y a six mois, la voiture d'un représentant commercial a été volée à Amsterdam.”, explique Gilles. “Sans un système de suivi et de localisation, cela nous aurait coûté une fortune.”
La solution
En 2016, Optios a choisi le traceur Plug & Play de ProDongle.
Ce dispositif est inséré dans le port OBD de chaque véhicule et, après activation, envoie immédiatement toutes les données à l'application en ligne où vous pouvez tout suivre.
“Grâce au logiciel de ProDongle, nous avons maintenant une compréhension claire du type de kilomètres parcourus.”, déclare Gilles. “De cette façon, nous pouvons voir en un coup d'œil le nombre de kilomètres professionnels et privés que chaque employé parcourt quotidiennement. Grâce à ce mécanisme de contrôle, nos conducteurs ne feront plus de kilométrage privé excessif, ce qui nous permet de maîtriser nos coûts.”
L'application ProDongle garantit que le lieu de résidence, le lieu de travail permanent et les lieux d'affaires sont automatiquement reconnus. “Chaque déplacement est ainsi automatiquement qualifié de professionnel, de privé ou de navetteur.”, explique encore Gilles. “C'est super pratique. En reliant les clients aux lieux, nos kilomètres commerciaux peuvent être ventilés par client pour la facturation, le contrôle budgétaire ou le calcul a posteriori”
Optios utilise également le système de suivi de ProDongle pour s'assurer que ses employés arrivent toujours à l'heure chez le client et pour contrôler la durée des réunions. “Grâce au système d'enregistrement des trajets, nous pouvons voir exactement quand notre représentant arrive chez le client et quand il repart.”, commente Gilles. “À terme, nous voulons travailler plus efficacement et fournir un meilleur service.”
Enfin, il y a l'antivol qui permet d'économiser le plus d'argent. “Après le vol de notre véhicule à Amsterdam, nous avons pu le retrouver grâce au système de suivi et de localisation de ProDongle.”, conclut Gilles. “Vous pensez : le risque de vol est pratiquement inexistant, jusqu'à ce que cela vous arrive. Je ne peux pas penser à la gueule de bois financière que nous aurions eue si nous n'avions pas trouvé cette voiture. Longue vie à ProDongle!”
Solutions utilisées:
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